Remboursement des frais professionnels en Portage salarial

Frais de mission

Les frais de mission sont des frais professionnels liés à votre mission de consultant remboursés par votre client. La prise en compte des frais de mission s’établit généralement lors de la signature du contrat commercial entre votre client et la société de portage salarial. Ces frais sont habituellement des frais de déplacement ou d’hébergement mais ils peuvent inclure tout type de frais dont vous avez négociés le remboursement avec votre client.

Il n’existe aucune limite quant au montant pouvant être remboursé au titre des frais missions. Prium Portage ne prend aucune commission sur le remboursement de ces frais. Ces derniers vous reviennent intégralement ! Ils vous sont remboursés dès le règlement de la facture par votre client (ou dès l’émission de la facture si vous optez pour une avance totale de salaire).

Si votre client refuse de faire figurer certains frais professionnels, vous pouvez néanmoins les faire passer en frais professionnels non refacturables.  Ils ne donneront pas lieu à une facture mais ils pourront également être remboursés après validation de leur éligibilité par la société de portage.

Frais professionnels non refacturables (frais de fonctionnement)

Les frais professionnels non refacturables ou frais de fonctionnement doivent être directement liés à votre activité professionnelle. Il existe 2 catégories de frais :

• Les notes de frais
• Les indemnités forfaitaires 

Il existe 3 indemnités forfaitaires possibles en Portage salarial : 

• Les frais kilométriques
• Les forfaits repas 
• Les frais de grand déplacement.

Règles de remboursement des frais professionnels

Il existe 3 conditions au remboursement des frais professionnels : 

• Il doit être engagé en lien avec votre activité professionnelle.
• Sa date d’engagement doit correspondre à une journée travaillée.
• La facture doit être soumise à Prium Portage avec l’indication des montants HT (hors taxe), TVA et TTC (toute taxe comprise)

Notes de frais

Toutes les notes de frais engendrées par votre activité professionnelle sont remboursables.  Il s’agit des frais qui donnent lieu à l’établissement d’une facture. Il suffit de fournir le justificatif à votre société de Portage salarial et que le montant de la TVA y soit clairement mentionné. 

Prium Portage innove en 2019 dans la gestion de vos notes de frais en vous permettant de numériser vos justificatifs à l’aide de notre plateforme Web sécurisée. Il n’est plus ALORS nécessaire d’envoyer ou de conserver vos justificatifs papier. Vous gérez vos notes de frais en quelques clics.

Chez Prium Portage, nous sommes passés à la dématérialisation totale. Après la signature électronique de nos contrats, c’est un pas supplémentaire vers une gestion Zéro papier. Nos notes de frais peuvent être numérisées et chargées sur notre extranet en quelques clics. Tous nos justificatifs sont stockés dans un coffre fort numérique chez un tiers de confiance conformément à l’arrêté du 23 mai 2019. Plus besoin de conserver les originaux papier ! C’est de la paperasse en moins et un gain de temps pour nos Portés !

TVA déductible créditée sur votre compte d'activité

Prenons l’exemple d’un achat de matériel à 100 euros HT soit 120 euros TTC. Prium Portage vous rembourse 120 euros TTC en frais professionnel (non soumis à cotisations sociales).

La TVA de vos frais, soit 20 euros dans notre exemple, peut être déductible pour Prium Portage. Dans ce cas, nous créditons cette somme sur votre compte d’activité. Cela représente un avantage indéniable et source d’optimisation que peu de société de portage vous propose !

Tickets restaurant dématérialisés

Les titres restaurant dématérialisés d’une valeur de 11,84€ (depuis septembre 2022) vous permettent de bénéficier d’un allégement de charges. Vous recevez une carte à puce que vous pouvez utiliser chez la plupart des restaurateurs ou pour faire vos courses dans des supermarchés.

Forfaits repas

L’indemnité de repas est fixée  à 9,50 euros en 2022. Cette indemnité est valable durant les 3 premiers mois (calculée de date à date) de votre mission en Portage salarial chez le même client.

Frais kilométriques

Le professionnel autonome en Portage salarial peut bénéficier d’indemnités kilométriques. Celles-ci sont soumises à un barème en fonction du :

• type de véhicule (voiture ou moto) 
• nombre de chevaux du véhicule (indiqué sur la carte grise).

Pour bénéficier de ces indemnités kilométriques, vous devez toutefois répondre à un certain nombre de conditions imposées par l’URSSAF. Chez Prium Portage, vous saisissez vos frais kilométriques en quelques clics avec un calcul automatique de la distance et de l’indemnité associée. Ces indemnités vous sont ensuite directement remboursés avec votre salaire.

Forfaits de grand déplacement

Chez Prium Portage, si votre situation répond aux conditions imposées par la réglementation, vous pouvez bénéficier de forfaits de grand déplacement. Votre lieu de travail doit au moins être situé à 50 kilomètres de votre domicile avec une impossibilité de regagner celui-ci.

Gestion des immobilisations

Les immobilisations concernant les achats d’équipement d’une valeur supérieure à 500 euros HT. En Portage salarial, vous pouvez déduire vos immobilisations liées à votre activité professionnelle de votre compte d’activité. Prium Portage vous rembourse  le coût d’achat de ces immobilisations dès lors que les factures sont établies au nom de Prium Portage.

Comment optimiser vos revenus grâce aux frais professionnels ?

Prenons un exemple sans frais professionnel :

• CA HT : 8000 € HT
• Frais professionnel : 0 €
• Frais de gestion : 640 €
• Solde disponible : 7 360 €
• Salaire brut : 5007 €
• Cotisations patronales : 2 353 €
• Cotisation salariales : 1026 € 
• Salaire Net : 3 981 €, soit 49,8% du chiffre d’affaires.

Prénom désormais un exemple avec des frais professionnels :

• CA HT : 8000 € HT
• Frais professionnel : 2 000 €
• Frais de gestion : 640 €
• Solde disponible : 5 360 €
• Salaire brut : 3 647 €
• Cotisations patronales : 1 713 € 
• Cotisation salariales : 747 € 
• Salaire Net : 2 900 €
• Revenu net versé : 4 900 €, soit 61,2% du chiffre d’affaires.

Comme le démontre cet exemple, le remboursement de vos frais professionnels vous permet d’optimiser votre revenu net versé. De plus, vos remboursements de frais professionnels réduisent votre revenu imposable et donc votre impôt sur le revenu.