Notes de frais en Portage salarial

Qu'est qu'une note de frais ?

Une note de frais est une dépense que le salarié a engagée personnellement dans le cadre de son activité professionnelle et qu’il soumet à son employeur pour en obtenir le remboursement.

Quelles sont les conditions de remboursement des notes de frais en Portage salarial ?

Il existe 3 conditions au remboursement des notes de frais en Portage salarial :

• La note de frais doit être engagée en lien avec votre activité professionnelle.
• La date de la note de frais doit correspondre à une journée travaillée.
• Vous devez fournir un justificatif (facture) à Prium Portage sur lequel doivent être indiqués le montant HT, le montant TTC et la TVA.

Chez Prium Portage, vous n’avez plus l’obligation d’envoyer ou de conserver l’original papier de votre note de frais. Il suffit de l’enregistrer sur notre plateforme depuis un ordinateur ou un téléphone portable. Une copie numérique horodatée sera alors conservée sur nos serveurs.

TVA déductible des notes de frais

La société de portage salarial verse à l’état la TVA qui correspond à la différence entre la TVA sur les biens ou services vendus (TVA collectée) et la TVA sur les biens ou services achetés (TVA déductible).

Pour que la TVA soit déductible, les frais professionnels doivent respecter certains critères et le taux varie en fonction de la nature des frais.

Prium Portage a fait le choix de reverser la TVA déductible des frais professionnels engagés par les salariés portés en créditant ce montant sur leur compte d’activité.

Repas d’affaires (invitation au restaurant)

Les repas d’affaires sont remboursables à 2 conditions :

• Vous devez indiquer les noms des participants et l’objet de la dépense.
• Le montant de la note ne doit pas dépasser 150 € TTC. 

Si vous bénéficiez de forfaits repas ou de tickets restaurant, le nombre de repas d’affaires est automatiquement déduit de votre total de forfaits repas ou de votre total de tickets restaurant sur le mois.

Frais de carburant

Les frais de carburant peuvent vous être remboursés si vous avez enregistré une copie de votre carte grise sur votre compte en ligne. Attention, vous ne pouvez pas cumuler des indemnités kilométriques avec un remboursement au réel de vos frais de carburant.

Frais de péage

Les frais de péage sont remboursables chez Prium Portage. Vous devez indiquer l’objet du déplacement au moment d’enregistrer la note de frais sur votre compte en ligne.

Frais de transports en commun ou en libre service

Seules les cartes d’abonnement peuvent être remboursées en Portage salarial. Les titres de transports à l’unité ne sont pas remboursables.

Billet de train

Pour passer votre  billet de train en note de frais, vous devez enregistrer sur votre compte en ligne une copie de votre billet  ainsi qu’une preuve de la finalité professionnelle du déplacement (exemple : e-mail de votre client indiquant que ce déplacement est nécessaire à l’accomplissement de votre mission).

Billet d'avion

Comme pour le billet de train , pour bénéficier d’un remboursement, vous devez enregistrer sur votre compte en ligne une copie de votre billet  d’avion ainsi qu’une preuve de la finalité professionnelle du déplacement.

Abonnements téléphone mobile, Internet ou logiciel

Ces frais doivent être justifiés et ne sont possibles que sous la forme d’un remboursement des dépenses réellement engagés. La part des frais professionnels remboursé est limitée à 50% du montant TTC. En effet, l’Administration estime que ces abonnements étant à votre nom, la présomption d’usage professionnelle ne peut excéder 50%. Que vous exerciez votre activité chez votre client ou en télétravail, la règle appliquée pour le remboursement de ces frais est la même. 

Frais d’habillement

Seuls les vêtements spéciaux à usage professionnel peuvent être considérés comme des frais professionnels (chaussures de sécurité, bleus de travail, blouses, uniformes d’hôtesse, etc.). Les dépenses de coiffure, de maquillage, etc., sont d’ordre privé et ne sont donc pas remboursables.

Cadeaux d’affaires

Ces frais sont remboursables si la valeur des frais ne dépasse pas 65 € TTC par an pour un même destinataire. La facture doit être établie au nom de la société Prium Portage et la facture doit être indiqué sur votre compte en ligne.

Achats de fournitures et matériels de bureau

Vous devez respecter 2 conditions pour bénéficier d’un rachat de fournitures ou matériels de bureau :

• Les factures doivent être établies au nom de la société Prium Portage.
• Le montant TTC du matériel ne peut excéder 500 €.

Achats supérieurs à 500€

Si la valeur du bien acheté est supérieur à 500 € HT, il s’agit d’une immobilisation et un amortissement doit être mis en place par Prium Portage (généralement entre 1 et 3 ans selon le type de bien acheté). La facture doit également être enregistrée au nom de Prium Consulting pour pouvoir être remboursée.

Télétravail

Lorsque vous exercez en Portage salarial depuis votre domicile, les frais sont remboursables aux conditions suivantes :

• Le contrat de service mentionne expressément que la mission s’effectue en télétravail.
• Fournir un plan du logement à Prium Portage avec indication de la surface dédiée à l’usage professionnel (pour évaluer la quote-part).
• Avertir votre assureur que vous travaillez à domicile.
• Fournir à Prium une attestation de l’assurance multirisques habitation.

Une quote-part de l’ensemble des frais fixes et variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel au prorata de la superficie totale de l’habitation principale peut être remboursé en frais professionnels : 

• Loyer (ou à défaut de loyer, valeur locative brute)
• Taxe d’habitation
• Taxe foncière sur les propriétés bâties
• Charges de copropriété
• Assurance multirisque habitation
• Chauffage et/ou climatisation
• Electricité

Sources

• Règlementation URSSAF concernant le remboursement des notes de frais
• Article 7 de l’arrêté ministériel du 20 décembre 2002 concernant le remboursement des frais professionnels liés aux nouvelles technologies et à la communication