Les frais kilométriques

Que sont les frais kilométriques et comment les calculer

Dans le cadre du portage salarial, le salarié porté peut bénéficier du remboursement de ses frais professionnels et de ses frais de mission. Les frais professionnels sont directement liés au déroulement de l’activité de salarié porté. Ces frais ne sont pas soumis à l’impôt, ni aux charges sociales. Ils sont remboursés aux frais réels par la société de Portage. Si vous voulez tout savoir sur les frais, lisez notre article sur les notes de frais en portage salarial.

Qu’est-ce que les frais kilométriques ?

En tant que salarié porté, les déplacements dans le cadre professionnel sont très fréquents. Lorsque le salarié porté doit utiliser son véhicule personnel pour son activité professionnelle, il a la possibilité de le déclarer en tant que frais professionnels, et Prium Portage peut verser des indemnités kilométriques.

Ces allocations peuvent être exonérées de cotisation sociale dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.

Cependant, ces frais peuvent être remboursés que sous certaines conditions :

• Le trajet doit être nécessaire à l’exercice de l’activité professionnelle.
• Le salarié porté doit être contraint d’utiliser sa voiture ou sa moto, c’est-à-dire qu’il ne peut pas prendre les transports en commun, soit à cause de leur inexistence soit à cause de difficultés horaires. Elle ne peut être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié porté et l’utilisation de son véhicule résultent de convenances personnelles.
• Le salarié porté doit fournir une copie de sa carte grise à son nom (ou au nom de son conjoint avec copie du livret de famille ou du PACS dans ce cas).
• Consigner chaque jour le déplacement en précisant la date, le lieu de départ et d’arrivée, les kilomètres réalisés ainsi que le motif du trajet.

Certains véhicules comme les véhicules loués et empruntés ne sont pas acceptés.

Ces frais couvrent :

• le coût d’achat du véhicule et de ses équipements,
• les frais de carburant,
• la prime d’assurance annuelle, les frais d’entretiens.

Ces frais ne peuvent donc être remboursés en plus des indemnités kilométriques. Les indemnités kilométriques ne couvrent pas les frais de stationnement et les frais de péage.

Voiture

d désigne la distance parcourue en km pendant l’année.

Le nombre de chevaux est indiqué dans le champ P.3 de votre carte grise.

Vélo

Une nouvelle indemnité est possible pour les déplacements en vélo (vélo personnel et non en libre-service). L’indemnité est de 0,25€ par kilomètre parcouru dans la limite de 200€ par an. Cette indemnité est cumulable avec une carte d’abonnement mais uniquement pour le trajet entre la résidence habituelle du salarié porté et la gare ou la station de transport collectif.

D’autres frais de déplacement peuvent être remboursables :

• Frais de carburant : remboursable si le salarié porté a enregistré une copie de sa carte grise auprès de nos services.
• Péages : le numéro d’immatriculation du véhicule et l’objet du déplacement doivent être inscrits sur le reçu (à compléter au verso).
• Transports en commun ou en libre-service (train, bus, Vlib) : seules les cartes d’abonnement peuvent être remboursées. Les titres de transports à l’unité ne sont pas remboursables.
• Billets d’avion : en plus d’une copie du billet d’avion, le salarié porté doit également fournir une preuve de la finalité professionnelle du déplacement (exemple : e-mail de votre client indiquant que ce déplacement est nécessaire à l’accomplissement de votre mission) pour être éligible à un remboursement.

En règle générale, vous devrez toujours garder une preuve de vos déplacements pour pouvoir bénéficier d’un remboursement.

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• Remboursement des frais professionnels