Alors qu’un nombre croissant d’entreprises avaient déjà adopté la signature électronique, les restrictions de déplacement liées à la crise sanitaire en 2020 ont imposé celle-ci comme une alternative indispensable à la signature papier.Toutefois cette pratique est étroitement encadrée afin de garantir une totale sécurité.
On vous explique dans cet article le cadre légal de la signature électronique, ses avantages et comment ça fonctionne chez Prium.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Tout d’abord et contrairement à la croyance populaire, définissons ce qu’elle n’est pas : une signature électronique n’est pas la copie numérisée d’une signature manuscrite. Il ne s’agit pas non plus d’une signature qui serait apposée manuellement à l’aide d’un logiciel ou d’un stylet tactile sur un document électronique. En réalité, la signature électronique ou signature numérique est un procédé technique qui permet à une personne physique ou morale de s’authentifier pour exprimer son consentement au contenu d’un document numérique.
Quelle est la valeur d’une signature électronique ?
La signature électronique permet d’authentifier le signataire d’un acte. Elle garantit l’identité des signataires. La signature électronique la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle est équivalente.
La signature électronique permet également de garantir l’intégrité du document. Cela signifie qu’une fois que le document a été signé électroniquement, le procédé utilisé offre la garantie que celui-ci ne sera pas altéré.
Toutefois, la signature électronique pour être admise respecter certaines normes et conditions imposées par la règlementation.
Quels documents peuvent faire l’objet d’une signature électronique ?
L’usage de la signature électronique est désormais s’est largement diffusé dans de nombreux secteurs d’activité et s’applique à de nombreux documents : devis, contrat de services, contrat de travail, contrat de bail, mandat SEPA, contrat d’assurances, etc.).
Parmi les secteurs d’activité où la signature électronique s’est désormais largement répandue, on compte l’immobilier, les assurances, la banque, les ressources humaines et le portage salarial.
Les documents doivent obligatoirement être enregistrés au format PDF.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
✓ Une solution simple
La signature électronique vous permet de faciliter des procédures et des démarches en témoignant votre consentement sur des fichiers numériques.
✓ Un processus plus rapide
Cette nouvelle possibilité de signer des documents à distance permet de gagner du temps. En effet, la signature manuscrite oblige les deux signataires à imprimer le document, le signer, le scanner puis le renvoyer à l’autre partie. La signature électronique supprime ces tâches. Tout se fait en quelques minutes avec quelques clics.
✓ Améliorer le service client
La signature électronique offre une grande flexibilité à vos clients. Ils peuvent signer un contrat depuis tout type d’appareil (smartphone, tablette ou PC) en n’importe quel lieu et à n’importe quel moment. En un mot, elle leur facilité la vie.
✓ Réduire les coûts
La signature électronique permet une économie de papier, de cartouches d’encre, de matériel d’impression et…de temps. Tout cela représente un gain significatif en termes de coûts. Par ailleurs, la législation impose de conserver les contrats et les factures dans leur format d’origine. Un document signé électroniquement doit donc être conservé dans son format numérique, ce qui représente une réduction des besoins de stockage et d’archivage.
✓ Participer à la sauvegarde de l’environnement
Avec la signature électronique, vous participerez à la préservation de l’environnement en limitant l’utilisation massive de papier.
Garantir l’identité des signataires et l’intégrité du document : le dossier de preuve
Lorsqu’il s’agit de signer des documents numériques, un dossier de preuve est créé.
Ce dossier est un récapitulatif de l’ensemble des démarches effectuées et des éléments apportés pour l’aboutissement de la signature.
Ce dossier peut contenir des éléments tels que :
- L’intitulé de la procédure
- La date de création du document
- Les coordonnées personnelles du signataire
- L’adresse IP du signataire
- Des informations sur la procédure d’identification (appareil, heures de la signature etc.)
En cas de litige, les parties sont en droit de solliciter le dossier de preuve pour attester de la validité de la signature et donc du consentement de l’une des parties. Afin de protéger au maximum les diverses parties, les prestataires de signature électronique archivent généralement ce dossier jusqu’à 10 ans.
La signature électronique, comme ça marche ?
Pour signer électroniquement des documents, vous devez faire appel à un prestataire de Services de Confiance (PSCo) conformément au règlement européen eIDAS. Chez Prium Portage, nous utilisons les services de Yousign.
Concrètement, vous recevez un lien par e-mail pour accéder à une page contenant le document électronique.
Ouverture du mail
Après avoir visualisé intégralement le document, il vous sera proposé d’apposer votre signature électronique sur celui-ci.
Pour s’assurer de votre identité, un SMS ou un e-mail vous est envoyé sur votre numéro de portable ou votre messagerie (préalablement enregistrés par l’initiateur de la procédure). C’est ce qu’on appelle l’étape d’authentification.
Chez Prium Portage vous signez grâce à un code unique de sécurité envoyé par SMS sur votre téléphone mobile.
Message reçu par SMS
Une fois le code de sécurité renseigné, vous pouvez signer électroniquement le document. Votre signature apparaît alors sur le document avec le nom du prestataire certificateur.
Chaque signataire procèdera de la même manière pour approuver le document.
Chaque signature est précisément horodatée et enregistrée dans le dossier de preuve.
Chez Prium Portage, voici la liste des documents qui utilisent actuellement la signature électronique :
- Convention de portage
- Contrat de travail (CDI et CDD)
- Bon de commande
- Contrat de services
- Convention de formation
- Bulletin de versement volontaire au titre de l’épargne salariale (PEE, PER)
