De plus en plus de Français ont accès au télétravail et sont conquis par cette nouvelle façon de travailler. Moyen de travailler à distance, le plus souvent de son domicile et solution de secours lors de grèves, de vagues d’épidémies et aujourd’hui du COVID-19. Le télétravail permet de profiter d’un cadre plus souple mais il nécessite une nouvelle discipline et hygiène de vie pour rester réellement productif.
Première étape : Créez-vous un espace de travail !
Il s’agit de déterminer ce qui vous convient le mieux, et de vous mettre au travail. Choisir un endroit calme, isolé et confortable pour créer son espace de travail est impératif. Oubliez votre lit ou encore votre canapé. Le mieux est de disposer d’un vrai bureau avec tout le matériel nécessaire et à portée de main.
Deuxième étape : Mettez-vous en conditions !
Pour bien commencer sa journée de travail, habillez-vous le matin comme si vous alliez vraiment au bureau. Il est très facile de traîner en pyjamas lorsque l’on est en télétravail. Donc n’hésitez pas à garder vos habitudes classiques et vos petits rituels du matin : réveil en musique, douche, petit-déjeuner, tenue confortable mais adapté à une journée de travail au bureau.
Troisième étape : Installez une routine quotidienne !
Il est impératif de garder le rythme: fixez-vous des heures strictes. Avoir une routine va vous permettre d’organiser votre journée et de rester productif. Cette routine est la clef pour maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et éviter de vous laisser envahir par votre travail. Notre corps fonctionne selon une horloge biologique et perturber cette horloge biologique est une cause majeure de stress et de fatigue excessive. Commencez donc par vous fixer des horaires fixes comme si vous devez vous rendre au bureau. Ensuite, créez votre planning pour la journée (sous forme de “to do” list et d’agenda électronique) avec les différentes tâches que vous devez accomplir dans la journée. Priorisez en fonction de l’importance et du délai de la tâche à accomplir.
Quatrième étape : Communiquez !
N’oubliez pas de garder le contact avec vos collègues. Être en télétravail n’est pas synonyme de travailler seul dans son coin. Essayez de travailler de façon collaborative en fixant des réunions de travail régulières mais limitées dans le temps pour faire le point sur les difficultés rencontrées par chacun ou encore sur l’avancement des dossiers. De nos jours, il existe de très nombreux outils qui permettent de rester en contact tels que Skype, Slack ou encore WhatsApp.
Cinquième étape : Utilisez intelligemment la technologie !
Pour faciliter votre télétravail, n’hésitez pas à user et abuser des services comme Google et sa boite mail, sa messagerie instantanée, son agenda collectif et son drive. Des applications de collaboration comme Etherpad, Etherdraw et Nextcloud. Des outils de gestion de projet comme Bootcamp, Trello et Airtable. Des interfaces de visioconférence comme Google Hangouts ou encore Zoom.
Ne vous laissez pas submerger par votre boîte mail. Les e-mails et notifications diverserses sont la source majeure de distraction qui vous empêchera d’être productif. Notre conseil : coupez toutes notifications et dédiez 2 ou 3 moments de la journée (pas plus !) pour traiter vide votre boîte messagerie. Et je dis bien “vider”, c’est à dire :
- Répondez immédiatement à tous les e-mails qui demandent moins de 2 minutes de votre temps
- Classez les autres dans les dossiers de votre messagerie et ajoutez des tâches à votre “to do list” ou votre agenda pour la journée.
Sixième étape : Timeboxing
Pour chaque tâche que vous devez réaliser de plus de 2 minutes, essayez d’estimer le temps qu’il vous faudra avant de la réaliser. Idéalement, utilisez un chronomètre. Il est prouvé que nous sommes beaucoup plus efficace quand nous travaillons avec une limite de temps en tête.
Septième étape : Faites des pauses !
Le plus grand piège du télétravail est de vouloir rester devant son ordinateur toute la journée sans faire aucune pause. L’idéal est de savoir prendre le temps de faire des pauses et de respirer un peu comme au bureau avec les pauses-cafés entre collègues. Inspirez-vous de la technique Pomodoro. Cette technique de gestion du temps développée à la fin des années 1980 se base sur l’idée de rester concentré à 100 % sur une seule et unique tâche pendant 25 minutes (une session) et de faire ensuite une courte pause de 5 minutes. On fait plusieurs sessions comme ça puis on a le droit à un break plus long. Cette technique permet alors de travailler activement tout en ne se privant d’aucune pause.
Le petit plus : Faites de l’exercice !
Rester de longues heures devant un écran ou encore assis toute une journée n’est bon pour personne. N’hésitez donc pas à bouger dès que vous le pouvez par exemple en marchant pendant un appel ou tout simplement pendant que vous réfléchissez. Il existe aussi de nombreux exercices faciles à réaliser, devant son ordinateur, pour conjuguer fitness et boulot.
