Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Le calcul de l’impôt sur le revenu tient compte de frais. En effet, l’impôt sur le revenu s’applique après déduction des frais professionnels.
Quels sont les frais professionnels ?
Les dépenses professionnelles les plus courantes sont :
- Les frais kilométriques (frais de déplacement du domicile au lieu de travail) ;
- Les frais de repas ;
- Les frais de formation et de documentation.
Il en existe d’autres. Le principal critère pour qu’un frais constitue un frais professionnel déductible est qu’il soit engagé pour les besoins de l’activité professionnelle.
Déduction forfaitaire ou déduction des frais réels ?
Le salaire est imposé après déduction des frais réels. Cette déduction peut se faire par deux moyens : la déduction forfaitaire ou la déduction des frais réels.
Une déduction forfaitaire de 10% est automatiquement appliquée aux revenus des salariés. Cependant, cette déduction peut ne peut être suffisante pour couvrir l’ensemble des frais réellement engagés par le salarié dans pour les besoins de son emploi. Dans ce cas, il est possible d’opter pour la déduction des frais réels. Ce sont ainsi les dépenses effectivement réalisées qui seront déduites. Les frais doivent être calculés selon les modalités prévues et les montants doivent être justifiés par des factures. Le choix est effectué par le contribuable lors de sa déclaration d’impôt.
La totalité du salaire est soumis au même régime de déduction :
- soit la déduction forfaitaire,
- soit la déclaration des frais réels.
Il n’est pas possible d’appliquer l’abattement forfaire de 10 % pour une partie du salaire et la déduction des frais réels, pour l’autre.
Toutefois, chaque membre du foyer fiscal peut choisir le régime qui lui est le plus favorable.
Comment déclarer les frais ?
Si vous avez choisi la déduction forfaire de 10%
La déduction forfaitaire n’implique aucune démarche à effectuer pour le salarié. L’administration fiscale appliquera automatiquement la déduction forfaitaire de 10 % sur les salaires. La déduction est au moins de 448 € pour chaque membre du foyer fiscal. Son maximum est de 12 829 € pour chaque membre du foyer.
Si vous avez préféré la déduction « au réel »
Pour déclarer les frais réels, il faudra que le contribuable renseigne le montant dont la déduction est demandée dans sa déclaration de revenu. La nature et le montant des frais doivent être détaillés dans une note annexe. Le cas échéant, il conviendra d’ajouter à la rémunération imposable les indemnités versées par l’employeur au titre des frais professionnels. Par ailleurs, les dépenses doivent être justifiées. Les justificatifs ne sont pas joints à la déclaration mais vous devez être en mesure de fournir les documents démontrant la réalité et le montant des frais. Qu’il s’agisse de factures, de notes de restaurant ou d’un autre type de justificatif, ceux-ci sont à conserver pendant trois ans.
Dans quels cas opter pour la déduction des frais réels ?
La déduction des frais réels est plus avantageuse que la déduction forfaitaire si vous estimez que vous frais sont supérieurs à 10% des revenus ou au maximum déductible sous le régime forfaitaire. Pour faire son choix, il est donc nécessaire d’avoir une bonne idée du montant des frais engagés sur l’année fiscale. Par ailleurs, si vous choisissez de déduire les frais réels, cela demande de pouvoir les démontrer ce qui implique d’obtenir et de bien conserver tous les justificatifs. Enfin, il existe différentes catégories de frais déductibles, lors de la déclaration, il faudra veiller à déclarer l’ensemble de vos frais.
Panorama des différents frais réels déductibles
Les différentes catégories de frais réels sont déductibles selon des conditions spécifiques. Dans tous les cas, il faut pouvoir apporter la preuve des frais dépensés.
Frais de repas
Les frais de repas constituent des frais professionnels si l’activité professionnel nécessite que le salarié prenne certains repas en dehors de son domicile que ce soit du fait des horaires de travail ou de la distance entre le lieu de travail et le domicile.
Si votre lieu de travail n’offre pas de mode de restauration collective vous pouvez :
- déduire la différence entre le prix du repas effectivement payé par vous, et la valeur forfaitaire d’un repas pris au foyer : cette valeur forfaitaire est fixée à 4,95€ pour 2021 (5€ pour 2022) ;
ou - déduire cette valeur forfaitaire par repas.
Si votre lieu de travail offre un mode de restauration collective vous pouvez :
- déduire la différence entre le prix du repas payé en restauration collective et la valeur forfaire du repas pris à domicile.
Si vous bénéficier de titres restaurant il faudra soustraire de la somme obtenue le montant financé par votre employeur.
Frais de transports
Les frais engagés pour effectuer le trajet quotidien domicile – travail sont des frais déductibles. Le calcul dépend toutefois du kilométrage.
Si la distance séparant domicile-travail est inférieure ou égale à 40 km, l’intégralité du kilométrage est prise en compte dans le calcul des frais de transport.
Si cette distance excède 40 km, la prise en compte du kilométrage ne s’effectue que pour 40 km.
Par exception, l’intégralité de la distance peut être prise en compte si l’éloignement est justifié par des circonstances particulières autres que des préférences personnelles (par exemple : état de santé des enfants, précarité ou mobilité de l’emploi que vous exercez etc.).
Frais de formation et de documentation
Que vous soyez salarié ou demandeur d’emploi, les frais de formation peuvent être déduits au titre des frais réels dès lors qu’ils sont engagés en vue de permettre l’amélioration de votre situation professionnelle dans l’emploi que vous occupez ou l’accès à une autre profession. La formation doit alors avoir un lien direct avec le nouvel emploi.
Sont également des frais professionnels déductibles les frais qui sont supportés par les salariés en vue de se perfectionner dans leur profession ou d’approfondir leurs connaissances professionnelles. Il est ainsi possible de déduire en tant que frais professionnels les montants liés à un abonnement à des publications professionnelles ou des dépenses de formation professionnelle.
En revanche, des frais qui ne sont pas spécifiquement professionnels ne seront pas déductibles (abonnement à un journal d’information générale, formation sans lien avec la profession exercée ou le projet professionnel).
Frais de matériel, mobilier, fournitures
À la condition de se rapporter à l’exercice de la profession, les frais suivants constituent également des charges déductibles :
- frais de fournitures et d’imprimés ;
- frais de communication (téléphone, télécopie, etc.) ;
- dépenses de mobilier, de matériel et d’outillage.
Frais vestimentaires
Toutes les dépenses d’habillement ne constituent pas des frais professionnels déductibles. Cela est uniquement le cas pour les dépenses pour des vêtements ou tenues spécifiques à la profession exercée ou qui, lui sont caractéristiques (par exemple, le bleu de travail, un uniforme).
Autres frais
La liste ci-dessous n’est pas exhaustive. En plus des frais les plus courants, d’autres type de frais peuvent également être déduits.
A titre d’exemple, sont déductibles :
- les frais de recherche d’un nouvel emploi pour le demandeur d’emploi et pour le salarié qui change volontairement d’emploi ;
- dépenses engagées pour l’utilisation professionnelle d’un bureau ou d’un local spécifique nécessaire à votre activité, lorsque votre employeur ne met pas à votre disposition de local adapté aux conditions d’exercice de la profession ;
- les frais spécifiques aux professions artistiques (artistes musiciens, artistes chorégraphiques, artistes lyriques et choristes).
Focus sur les frais professionnels liés au télétravail
Dans le cadre de la lutte contre l’épidémie de Covid-19, le télétravail à domicile s’est rapidement imposé. Cela a impliqué certains coûts pour les salariés qui sont, dans la plupart des cas, couverts par une allocation versée par l’employer. En 2020 et 2021, celle-ci était exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite de 2,50 euros par jour, 55 euros par mois et 580 euros pour l’année.
Le 9 mars 2022, la Direction générale des Finances publiques a annoncé la reconduction de l’exonération des indemnités versées par l’employeur au titre du télétravail.
En pratique l’employeur devra indiquer à l’administration fiscale les remboursements ou les allocations exonérés d’impôt sur le revenu, pour qu’ils ne soient pas intégrés au revenu imposable. Toutefois, l’administration invite les contribuables à vérifier, en avril 2022, les montants en les comparant à ceux de leurs fiches de paie.
Pour les personnes ayant opté pour la déduction des frais professionnels réels, les frais professionnels engagés au titre du télétravail à domicile peuvent être déduits forfaitairement à hauteur des montants indiqués ci-dessus ou être déduits pour leur montant exact lorsque cette option est plus favorable.
Les frais de télétravail déductibles sont notamment :
- frais de communication (abonnement, souscription à une offre internet…) ;
- frais de fournitures et d’imprimés (dépenses de cartouches d’encre, de ramettes de papier) ;
- frais liés à l’utilisation d’un local privé (frais d’électricité, d’eau, de chauffage, d’assurance habitation, de diagnostic de conformité électrique…) ;
- frais de téléphone portable (frais d’abonnement, de communication et d’acquisition de téléphone portable) ;
- achat de mobilier et matériel informatique pour les besoins de l’activité professionnelle.
