Guide pour bien déclarer ses frais professionnels en portage salarial

Le portage salarial offre une voie d’accès au statut de salarié tout en préservant l’autonomie de l’indépendant. De ce fait, les salariés portés ont la possibilité de se faire rembourser leurs frais professionnels comprenant leurs frais de déplacement, l’achat de leurs matériels informatiques ou encore leurs abonnements à des logiciels.

Mais alors comment les déclarer et optimiser leur remboursement ? Quelles sont les étapes à suivre et les règles à respecter ? Cet article vous guide à travers les procédures à mettre en œuvre pour déclarer vos frais professionnels en portage salarial.

Les types de frais professionnels en portage salarial

Avant de déclarer vos frais, il est essentiel de comprendre qu’il existe deux grandes catégories de frais professionnels en portage salarial : les frais de mission (refacturables) et les frais de fonctionnement (non refacturables).

Les frais de mission sont ceux qui peuvent être facturés directement au client. Ils incluent les dépenses engagées dans le cadre d’une mission spécifique, comme les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration. Par exemple, si vous devez vous rendre à Marseille pour une mission, les coûts liés à votre transport, votre hôtel et vos repas peuvent être refacturés au client. Ces frais sont remboursés à 100 % sans commission, à condition qu’ils soient justifiés et directement liés à la mission.

Les frais de fonctionnement, quant à eux, concernent les dépenses nécessaires à l’exercice de votre activité mais qui ne peuvent pas être facturées au client. Il s’agit par exemple des frais d’équipement, des frais kilométriques, des repas d’affaires, des abonnements internet ou téléphoniques, ou encore des frais liés à l’utilisation d’un espace de travail à domicile. Ces frais ne sont pas refacturables, mais ils peuvent être déduits de votre chiffre d’affaires avant le calcul de votre salaire, ce qui permet de réduire votre assiette imposable et d’optimiser votre salaire.

Les étapes pour déclarer ses frais professionnels

La déclaration des frais professionnels en portage salarial repose sur une procédure bien définie. Voici les étapes clés à suivre :

• • 1 – Identifier les frais éligibles : La première étape consiste à identifier les dépenses que vous pouvez déclarer. Pour cela, il est important de distinguer les frais de mission des frais de fonctionnement. Les frais de mission doivent être directement liés à une mission spécifique, tandis que les frais de fonctionnement doivent être nécessaires à l’exercice de votre activité professionnelle. Par exemple, l’achat d’un ordinateur portable ou les frais de déplacement entre votre domicile et votre lieu de mission peuvent être considérés comme des frais de fonctionnement.
  • 2 – Collecter les justificatifs : Pour déclarer vos frais, vous devez fournir des justificatifs à votre société de portage. Ces justificatifs peuvent être des factures, des tickets de caisse, des billets de train ou tout autre document prouvant que la dépense a bien été engagée. Il est crucial de conserver ces documents et de les transmettre dans les délais impartis par votre entreprise de portage.
  • 3- Une fois les justificatifs collectés, vous devez remplir votre déclaration de frais. La plupart des entreprises de portage mettent à disposition un espace extranet où vous pouvez saisir vos notes de frais en ligne. Vous devrez indiquer le type de frais (mission ou fonctionnement), le montant engagé, la date de la dépense et joindre les justificatifs correspondants. Par exemple, si vous avez effectué un déplacement professionnel, vous devrez indiquer le coût du billet de train et joindre le justificatif de réservation.
  • Valider et soumettre votre déclaration : Après avoir rempli votre déclaration, il est important de la relire pour vous assurer que toutes les informations sont correctes et que les justificatifs sont bien joints. Une fois validée, vous pouvez soumettre votre déclaration à votre société de portage. Celle-ci vérifiera les informations et procédera au remboursement des frais éligibles.

Les règles à respecter pour le remboursement des frais

Le remboursement des frais professionnels en portage salarial est soumis à certaines règles qu’il est important de connaître pour éviter les mauvaises surprises.

Tout d’abord, il faut savoir que les frais de fonctionnement sont soumis à un plafond de déduction. En règle générale, ces frais ne peuvent pas dépasser 30 % de votre rémunération mensuelle brute. Cependant, ce plafond peut être relevé à 50 % si vous êtes en situation de grand voyageur (GV), c’est-à-dire si vous effectuez des déplacements fréquents et lointains dans le cadre de vos missions.
Ensuite, pour être éligibles au remboursement, les frais doivent être engagés pendant une journée travaillée. Par exemple, si vous achetez du matériel professionnel un jour de congé, cette dépense ne pourra pas être déclarée.

Enfin, tous les frais déclarés doivent être justifiés par des documents probants. En l’absence de justificatifs, votre société de portage ne pourra pas procéder au remboursement. Il est donc essentiel de conserver soigneusement tous les documents liés à vos dépenses professionnelles.

Conclusion

Déclarer ses frais professionnels en portage salarial est une démarche essentielle pour optimiser sa rémunération et bénéficier d’une gestion administrative simplifiée. En suivant les étapes décrites dans cet article et en respectant les règles en vigueur, vous pouvez facilement déclarer vos frais et obtenir leur remboursement.

Que ce soit pour les frais de mission ou les frais de fonctionnement, il est important de conserver soigneusement vos justificatifs et de les transmettre à votre société de portage dans les délais impartis.

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