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Comment travailler en mode projet ?

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Des collaborateurs, hommes, femmes, autour d'une table face à un chef de projet.

De plus en plus d’entreprises adoptent le travail en mode projet, qui présente de nombreux avantages. Ce fonctionnement permet notamment de faire collaborer des équipes de façon transverse pour répondre aux objectifs de l’entreprise. Vous êtes consultant ? Vous êtes manager ? Chef d’entreprise ? Et vous souhaitez adopter le travail en mode projet ? Lisez notre article pour en savoir plus.

Qu’est-ce qu’un mode projet ?

La gestion en mode projet est une méthodologie permettant de faire collaborer des personnes issues d’une même équipe, d’équipes différentes, voire de sociétés différentes sur un projet commun. Ce mode d’organisation, articulé autour projet, permet de gagner en fluidité et en efficacité. Le management devient horizontal et transverse. En mode projet, chaque intervenant connaît son rôle, ses responsabilités et ses tâches.

En mode projet, c’est le chef de projet qui est chargé de mener le projet de bout en bout. Pour ce faire, il doit analyser les besoins, estimer la charge de travail, planifier, organiser et répartir les tâches entre chaque collaborateur. Le chef de projet doit animer l’équipe et suivre l’avancement du projet jusqu’à son aboutissement.

Prenons l’exemple suivant. Vous souhaitez réaliser un site internet pour vous ou un de vos clients. Pour ce faire, vous devez tout d’abord étudier les besoins et constituer votre équipe : rédacteur, photographe, web designer, développeur web… Chaque intervenant, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise, aura des tâches bien définies. Votre rôle en tant que chef de projet est de comprendre le besoin, chiffrer les tâches en vous aidant de l’expertise des intervenants, planifier la réalisation et la mise en production. En tant que chef de projet, vous devrez animer l’équipe, faire collaborer les intervenants entre eux, suivre l’avancée des tâches afin de respecter le planning convenu ainsi que le cahier des charges.

Pourquoi travailler en mode projet ?

Travailler en mode projet nécessite une organisation collaborative et présente de nombreux avantages.

Une équipe, un objectif commun : vous constituez une équipe avec différentes compétences en fonction du projet à réaliser. Chaque intervenant connait ses responsabilités et travaille de manière collaborative avec les autres. Le mode projet permet une meilleure fluidité de la transmission des informations.

Une compréhension des besoins : la compréhension des besoins est primordiale pour pouvoir définir les tâches ainsi que le planning de réalisation. Le chef de projet peut être amener à traduire les besoins en spécifications pour l’équipe.

Une définition des priorités : Travailler en mode projet nécessite de découper le projet en plusieurs lots qui seront affectés aux intervenants de l’équipe. Il permet au chef de projet de prendre du recul afin de hiérarchiser les priorités ainsi que les interactions entre les tâches.

Un calendrier précis : En mode projet, vous devez définir un planning de réalisation avec la durée pour chacune des tâches dans l’objectif de livrer le projet à la date prévue.

Un suivi de l’avancement du projet : avec le planning défini et le découpage des tâches, vous êtes à même de suivre la réalisation et ainsi l’avancement du projet. Ce suivi permet de détecter les difficultés et les dérives potentielles et ainsi mettre en place un plan d’actions.

Une amélioration continue : à la fin du projet, il est nécessaire de prendre du recul pour analyser les clefs de réussite et/ou d’échec du projet, il s’agit du post-mortem. Cet outil de gestion en mode projet permet de tirer toutes les leçons pour les futurs projets.

Les étapes d’une gestion en mode projet

Voyons en détail les étapes d’une gestion en mode projet.

1ère étape : compréhension et analyse des besoins
La première étape consiste à rencontrer toutes les parties prenantes du projet et d’étudier et d’analyser les besoins ainsi que les différents impacts potentiels.

2ème étape : définition des objectifs du projet
Après avoir lister les besoins, vous devez les prioriser. Vous pourrez ainsi définir les différents objectifs et les actions à mener.

3ème étape : constitution de l’équipe projet
Le chef de projet est nommé ainsi que les membres de l’équipe pour mener à bien le projet, qui sont sélectionnés en fonction de leurs compétences et disponibilité.

4ème étape : Définition des livrables
Durant cette étape, vous devez définir tous les livrables nécessaires pour répondre aux objectifs du projet. Chaque livrable doit avoir une date de début et une date de livraison.

5ème étape : Définition des tâches, estimation des charges et planification
Chaque livrable est découpée en plusieurs tâches, affectées aux membres de l’équipe. En estimant chaque tâche et en les hiérarchisant en fonction des dépendances, vous pourrez planifier le projet et suivre de façon détaillé l’avancement.

6ème étape : Identification des problèmes et évaluation des risques
Travailler en mode projet n’est pas sans risque. Cela peut être de l’ordre humain, matériel, organisationnel. En identifiant les risques en amont, vous pourrez prévoir des solutions pour limiter ces risques ou les impacts négatifs sur le projet. Les personnes n’ont jamais travaillé ensemble ? Certaines personnes prévoient de prendre 3 semaines de congé pendant la réalisation du projet ? Le matériel n’est pas adéquat ? N’hésitez pas à lister tous ces risques pour anticiper.

7ème étape : Réalisation du projet
Le travail en mode projet est cadré avec des livrables identifiés et des tâches planifiées. Vous pourrez ainsi suivre l’avancement du projet et organiser des réunions de pilotage et de suivi avec les membres de l’équipe et des parties prenantes. Vérifiez que les livrables sont conformes aux besoins et aux objectifs définis, notamment par des tests et recette. Vous pourrez ainsi prendre des initiatives pour rectifier sans mettre en péril le projet. Le chef de projet est également un chef d’orchestre, capable d’animer l’équipe, de les coordonner et de faire interface avec les autres parties prenantes.

8ème étape : Post-mortem
Le post-mortem est une étape essentielle du travail en mode projet. Chaque projet a ses lots de réussites, de succès et d’échecs. Cette phase permet de faire le bilan de toutes les étapes du projet, les problématiques rencontrées, les solutions apportées. Quels ont été les aspects positifs à réutiliser ? Quels ont été les problèmes et comment y pallier lors des prochains projets ? Cette étape est l’occasion d’échanger avec tous les membres de l’équipe, de récolter les points positifs et les frustrations. Un plan d’actions peut être mis en œuvre.

Les 6 principales méthodes de la gestion de projet

Il existe de nombreuses méthodes de gestion de projet, faisons un zoom sur les 6 principales méthodes les plus utilisées.

La méthode en cascade

La méthode en cascade découpe le projet en plusieurs phases. Chaque phase doit être validée par le client et la phase suivante ne peut être entamée que lorsque la phase est terminée. Il n’est donc plus possible de revenir dessus.
Cette méthode a l’avantage d’être simple à mettre en œuvre et de donner de la visibilité à la suite du projet. Cependant, si une étape prend du retard, toutes les étapes suivantes en prennent également. L’inconvénient majeur est la rigidité de la méthode, sans possibilité de rajouter de nouvelles fonctionnalités et de revenir en arrière.

Le cycle en V

Le cycle en V est une méthode de gestion en mode projet dite « classique ». Elle est aujourd’hui la plus répandue et ressemble à la méthode en cascade par sa construction séquentielle et linéaire.
Cette méthode est principalement utilisée pour les projets informatiques. La lettre « V » représente la méthode où chaque phase de développement est associée avec la phase de validation qui lui correspond.

Voici les différentes phases d’un projet en Cycle en V :

  • Analyse des besoins et étude de faisabilité : s’accorder sur ce qui doit être fait.
  • Spécifications : décrire les besoins identifiés du point de vue informatique.
  • Conception générale et architecturale : s’accorder sur la manière dont le système (ex logiciel) doit être construit.
  • Conception détaillée : définir de façon détaillée le système (ex logiciel).
  • Développement : réalisation du système.
  • Tests unitaires : tester les composants, cette phase est associée à la conception détaillée.
  • Tests d’intégration : tester le bon fonctionnement entre les parties du système, cette phase est associée à la conception générale et architecturale
  • Tests de validation : vérifier que le système développé répond aux besoins identifiés, cette phase est associée aux spécifications.
  • Recette : vérifier que le système est conforme à l’analyse, cette phase est associée à la première phase, analyse des besoins et étude de faisabilité.

Un des avantages de cette méthode est de pouvoir s’appuyer sur la documentation produite dans les phases amont. Par exemple, si vous rencontrez des problèmes durant les tests unitaires, appuyez-vous sur les documents de conception détaillée.

Cette méthode est simple à mettre en œuvre, elle nécessite des réunions de pilotage et de suivi régulières.

Cependant, cette méthode est remise en question depuis plusieurs années en raison de sa rigidité. Comment procéder si vous rencontrez des problèmes conceptuels lors de la phase de réalisation ? Il est difficile de revenir en arrière.
De plus, pour travailler efficacement en mode projet, le Cycle en V impose de rédiger en amont une documentation qui peut se révéler lourde et trop contraignante. Ne pas lier la phase de conception avec la phase de développement peut être un frein et des frustrations peuvent apparaître en raison d’un manque d’agilité et de réactivité de l’équipe. Enfin, le Cycle en V est une méthode qui permet aux utilisateurs de tester le système seulement après avoir réalisé la conception et le développement, les tests unitaires et d’intégration. Il n’y a pas de changement et d’évolution possible alors que de nombreux projets, notamment informatiques, doivent faire face à de nombreuses adaptations en raison d’une redéfinition du besoin initial ou d’un changement du contexte initial dans lequel le projet a été pensé.

SCRUM et les autre méthodes agiles

Un des grands principes des méthodes dites « agiles » est de placer les besoins du client au centre du processus de gestion. Ainsi, le projet est découpé en séquences (généralement appelées « sprints ») et l’équipe est concentré sur des objectifs à court terme.
Le délai de réalisation pour chaque séquence peut varier mais se situe généralement autour de 2 à 4 semaines. Le client valide chaque livraison avant que l’équipe passe à la séquence suivante.

L’idée de ces méthodes est de répondre à l’incertitude inhérente à la conduite d’un projet. Cette incertitude est liée à de nombreux facteurs : des besoins exprimés de manière incomplète par le client, des besoins mal compris par l’équipe projet, un contexte changeant, etc.

Avec cette méthode, le client est étroitement associé au travail en mode projet. Ses besoins sont au centre des priorités pour l’équipe projet. Il peut demander des ajustements et les imprévus peuvent être pris en compte, ce qui n’est pas possible avec les méthodes plus traditionnelles. Impliqué, le client est d’autant plus satisfait car il voit concrètement l’avancement du projet.

Bien entendu, si cette méthode implique une flexibilité de l’équipe projet, elle implique de manière symétrique une flexibilité de la part du client. Il s’agit de pouvoir ajuster après chaque séquence l’un ou plusieurs des paramètres suivants : le périmètre de ce qui doit être réalisé, le temps global pour le réaliser et le prix pour mener à bien le projet. C’est pour cette raison que les principes de la méthode agile doivent être acceptés par tous les acteurs avant de commencer à travailler en mode projet.

Les principales méthodes agiles sont Scrum, Extrême Programming (XP), Lean Software Development et Agile Unified Process (Agile UP). Scrum est, de très loin, aujourd’hui la méthode la plus plébiscitée en France. Toutefois, il n’est pas rare de trouver des variantes intégrant des principes combinant plusieurs méthodes.

La méthode PRINCE 2

PRINCE 2 est une méthode structurée, axée sur les processus. Avec cette méthode, le projet est planifié en détail, chaque étape est organisée et structurée en séquences. Une fois le projet terminé, les bonnes pratiques sont retenues pour être intégrées dans les projets suivants. PRINCE 2 se base sur sept principes, sept thèmes et sept séquences.

Les sept séquences de PRINCE 2 :

  • L’élaboration d’un projet : une personne réalise une demande de nouveau projet, il s’agit d’un mandat. Durant cette séquence, la demande est évaluée tant au niveau technique, moyen et humain. Cette séquence permet d’autoriser ou non le démarrage du projet. Une présentation plus détaillée est rédigée avec les ressources et les moyens nécessaires à la réalisation du projet.
  • La direction d’un projet : le comité de pilotage évalue de nouveau le projet, notamment sur la viabilité et la justification commerciale. Elle peut à ce moment donner un NO GO au projet. Le comité de pilotage a pour objectif de suivre et de contrôler le projet. Il définit également les responsabilités et tâches qui incombent au chef de projet.
  • Le démarrage d’un projet : le chef de projet produit la documentation nécessaire au démarrage du projet, incluant le périmètre et le contexte (coût, durée, qualité, bénéfices, risques, …).
  • Le contrôle d’une séquence : le chef de projet doit mesurer et contrôle chaque phase du projet.
  • La gestion de la livraison du projet : cette séquence permet de s’assurer que les livrables répondent aux exigences qualité. Le chef de projet établit des exigences formelles pour accepter les livraisons.
  • La gestion des limites de séquence : le comité de pilotage valide les séquences pour passer à la phase suivante.
  • La clôture du projet : avec la méthode PRINCE 2, la clôture du projet est une phase essentielle. Il s’agit de faire le bilan du projet et d’archiver les expériences et les bonnes pratiques pour les réutiliser dans les futurs projets.

La méthode SIX SIGMA

Ce n’est pas à proprement parler une méthode de toutefois en mode projet. Toutefois, la méthode Six Sigma a gagné en popularité ces dernières années auprès des équipes travaillant en mode projet.

La méthode Six Sigma vise à améliorer la qualité et l’efficacité des processus pour atteindre « zéro défaut ». Être Lean, c’est fonctionner de façon efficace, économe, sans perte de temps et de ressources. L’objectif est de produire ce qui est nécessaire pour répondre à la demande. Être Six Sigma, c’est répondre aux attentes des clients en réalisant des produits répondant aux exigences de qualité et conformes aux attentes des clients.

Cette méthode vise avant tout la satisfaction des clients et se repose sur la méthodologie DMAIC : Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler et Standardiser.

Les autres méthodes

Il existe d’autres méthodes pour travailler en mode projet. Moins utilisées que les méthodes précédemment décrites, nous pouvons néanmoins citer :

  • La méthode Crystal qui met en avant la communication, les interactions, les ressources humaines et les compétences des membres de l’équipe projet.
  • La méthode Adaptative qui part du postulat que tous les paramètres peuvent varier et s’adapter au projet mis à part la date de limite et son coût : équipe, objectif, organisation, etc. En cela, elle est très proche des méthodes agiles.
  • La méthode du Chemin Critique qui définit les tâches critiques et non critiques et permet de suivre les tâches interdépendantes. Avec cette méthode, le chef de projet suit de façon scrupuleuse toutes les tâches interdépendantes et les délais fixés.
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16 décembre 2020

Catégorie(s) : Métiers

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